Ein Sommerfest im Freien planen klingt nach Bierbank, Grill und guter Laune. Wer es schon einmal organisiert hat, weiß aber, dass die entspannte Stimmung am Festtag das Ergebnis von ziemlich unromantischer Vorarbeit ist. Zwischen dem ersten Kalendereintrag und der letzten Runde liegen Genehmigungen, Stromlaufpläne, Lieferfenster und die Frage, wie 300 Gäste in der ersten halben Stunde an ein Getränk kommen, ohne dass sich eine Schlange bis zum Parkplatz bildet. Diese Checkliste geht die Punkte durch, die in der Praxis am häufigsten schiefgehen.
Getränkeausgabe ohne Warteschlange
Die längste Schlange bildet sich immer an der Bar, und zwar genau dann, wenn alle gleichzeitig ankommen. Wer nur mit Flaschen und Kisten arbeitet, braucht viel Personal, viel Kühlfläche und produziert Berge an Leergut.
Professionelle Caterer setzen deshalb auf Systeme, die aus einer Hand mehrere Getränke ausgeben. Ein Bar Gun Schanksystem mischt Sirup und Wasser direkt beim Zapfen, sodass Cola, Limonade oder Sodawasser aus einem einzigen Schankkopf kommen. Das Personal muss keine Flaschen öffnen, die Kühlung nimmt weniger Platz ein, und der Nachschub besteht aus kompakten Konzentratbehältern statt aus Paletten voller Glas.
Für den alkoholfreien Bereich – Familienfeste, Kinderecke, Frühstück am zweiten Tag – hat sich ein Saft Dispenser bewährt. Gäste bedienen sich selbst, das Getränk bleibt gekühlt, und die Helfer an der Hauptbar werden entlastet. Wichtig ist nur, die Station so zu platzieren, dass sie nicht mit der Bar-Schlange kollidiert.
Grundregel für die Bar-Planung: eine Ausgabestelle pro 75 bis 100 Gäste, und beim Einlass doppelt so viele Hände wie in der Mitte des Abends.
Das Gelände entscheidet über alles Weitere
Der schönste Platz für ein Sommerfest ist meist eine Wiese – und genau die ist auch der empfindlichste Untergrund. Ein Rasen verträgt Gäste zu Fuß problemlos, aber keine Lieferwagen, Kühlanhänger oder Zeltbauer mit Stapler. Nach einem Regenschauer reicht ein einziger Lkw, um tiefe Fahrspuren zu hinterlassen, die den Eigentümer des Grundstücks wochenlang beschäftigen.
Deshalb gehört die Zufahrt ganz an den Anfang der Planung. Wer weiß, wo Anlieferung, Zeltaufbau und Müllabholung stattfinden, kann diese Wege mit Bodenschutzplatten auslegen und den Rasen darunter schonen. Der Nebeneffekt: Auch bei Nässe bleiben die Fahrwege befahrbar, und niemand muss am Festmorgen einen festgefahrenen Kühlwagen aus dem Matsch ziehen.
Weitere Punkte für den Geländecheck:
• Stromanschluss vorhanden oder Generator nötig?
• Wasseranschluss für Bar und Sanitär?
• Fluchtwege und Rettungszufahrt freihalten
• Nachbarschaft: Wer wohnt in Hörweite?
Genehmigungen und Zeitplan rechtzeitig klären
Je nach Gemeinde braucht ein Fest mit Ausschank und Musik eine Gestattung nach Gaststättengesetz, eine Ausnahme vom Lärmschutz oder zumindest eine Anmeldung beim Ordnungsamt. Diese Anträge dauern in der Praxis zwei bis sechs Wochen, also besser früh stellen. Musik wird bei der GEMA angemeldet, unabhängig davon, ob eine Band oder eine Playlist spielt.
Wer ein Sommerfest im Freien planen will, arbeitet am besten mit einem groben Rückwärtsplan:
• 10 bis 12 Wochen vorher: Termin, Gelände und Budget fixieren
• 8 Wochen vorher: Anträge einreichen, Zelt und Technik reservieren
• 4 Wochen vorher: Catering und Getränkelieferant bestätigen, Helferplan erstellen
• 1 Woche vorher: Wetterbericht prüfen, Plan B aktivieren oder verwerfen
• Festtag: Aufbau ab dem frühen Morgen, Soundcheck vor Einlass
Strom, Zelt und der Plan für schlechtes Wetter
Ein Zelt ist keine Dekoration, sondern die Versicherung gegen einen verregneten Nachmittag. Selbst bei bester Prognose lohnt sich mindestens ein überdachter Bereich für Bar, Essen und Tontechnik. Kühlschränke, Zapfanlagen, Licht und Bühne brauchen zusammen schnell mehr Leistung, als eine normale Steckdose liefert. Ein Elektriker, der den Lastplan einmal durchrechnet, erspart am Festtag die ausgelöste Sicherung, während 200 Gäste auf ihr Getränk warten.
Essen, das mit dem Andrang mithält
Beim Essen gilt dasselbe Prinzip wie bei den Getränken. Ein einzelner Grill für 300 Personen ist ein Engpass, egal wie gut der Grillmeister ist. Besser sind mehrere kleine Stationen mit unterschiedlichen Angeboten, damit sich die Gäste verteilen. Vegetarische und vegane Optionen sind heute keine Nische mehr, sondern werden erwartet – wer sie sichtbar anbietet, vermeidet Diskussionen am Buffet.
Programm mit Luft zum Atmen
Das beste Programm für ein Sommerfest ist eines, das man auch ignorieren kann. Eine Begrüßung, ein kurzer Programmpunkt am frühen Abend, danach Musik – mehr braucht es selten. Wer jede halbe Stunde etwas ankündigt, unterbricht ständig die Gespräche, für die die Leute eigentlich gekommen sind.
Abbau und Übergabe
Der Abbau beginnt idealerweise noch am selben Abend mit Bühne und Technik, Zelte und Mobiliar folgen am nächsten Morgen. Danach den Rasen kontrollieren: Bleiben die Fahrwege belegt, bis der letzte Lkw abgefahren ist, gibt es in der Regel nichts zu reklamieren. Fotos vom Zustand vorher und nachher sind bei gemieteten Flächen eine gute Absicherung.
Wer diese Punkte abarbeitet, hat am Festtag Zeit für das, was zählt: Gastgeber sein. Die Vorarbeit ist unspektakulär, aber sie ist der Grund, warum sich die Gäste hinterher nur an den Sonnenuntergang und das kalte Getränk erinnern – und nicht an die Schlange oder die Furchen im Rasen.
—
Gesponserter Artikel
